Apa itu HRIS?: Manfaat dan Cara Kerjanya

Perkembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK) di era sekarang telah membawa perubahan yang signifikan dalam sistem HR (Human Resources). Kemajuan dalam teknologi informasi dan digital telah merubah aspek pengelolaan SDM (Sumber Daya Manusia) untuk mengalami transformasi untuk menjadi lebih modern, efisien, dan efektif.

Salah satu inovasi utama dalam hal ini adalah kehadiran HRIS (Human Resource Information System). Dengan hadirnya sistem ini maka dapat membantu tim HR dalam mengelola data karyawan agar lebih efektif dan efisien.

Lalu apa itu Sistem HRIS? Emang apa manfaatnya dalam kantor? Agar dapat menjawab pertanyaan tersebut, Evetech pada artikel ini akan membahas tentang sistem HRIS meliputi pengertian, tujuan, dan cara kerjanya. Yuk simak selengkapnya!

Pengertian Sistem HRIS

Human Resource Information System atau yang disingkat HRIS adalah sebuah sistem yang digunakan dalam mengelola serta mengotomatisasi proses SDM pada suatu perusahaan. Biasanya sistem ini digunakan oleh HRD (Human Resource Development) dalam mengelola karyawan mulai dari rekrutmen, pelatihan, ataupun aspek lainnya.

Sistem HRIS juga didefinisi oleh Snell dan Bohlander (2010) yaitu sebagai sistem yang memiliki tujuan pengendalian serta pengambilan keputusan dalam menyediakan data terbaru dan akurat. Sejalan dengan pendapat tersebut, Khera dan Gulati (2012) juga menjelaskan bahwa HRIS adalah sebuah software yang dapat digunakan dalam mengumpulkan, menyimpan, mengolah, serta menganalisis data terkait sumber daya manusia dalam karyawan.

Jadi, jika disederhanakan sistem HRIS adalah suatu alat yang saling terintegrasi dalam memudahkan mengelola karyawan dan mengotomatisasi tugas-tugas HRD.

Manfaat Penggunaan Sistem HRIS

Penggunaan sistem HRIS dalam sebuah perusahaan tentunya akan mempermudah tugas HRD dalam pengelolaan karyawan. Tak hanya itu saja, sistem HRIS juga memiliki manfaat lain yaitu:

1. Mempermudah pekerjaan berkelanjutan

Salah satu manfaat dengan menggunakan sistem HRIS adalah dapat mempermudah pekerjaan berkelanjutan. Terutama pada pekerjaan HR seperti penghitungan gaji, absen, hingga beban administrasi yang berhubungan dengan tugas HR.

2. Mempermudah Kontrol terhadap kinerja pegawai

Manfaat selanjutnya yang didapatkan ketika menggunakan sistem HRIS ini adalah mempermudah untuk menilai kinerja pegawai. Terlebih lagi, HRD biasanya tidak paham dengan apa yang dilakukan oleh pegawai. Sehingga, sistem ini dapat membantu HRD dalam mengawasi kinerja karyawan, seperti: perbandingan target yang telah ditetapkan.

3. Menghemat biaya operasional

Dengan pemanfaatan sistem HRIS ini maka tim HRD dapat memberikan penghematan operasional. Hal itu karena HR dapat mendigitalisasi proses absensi, sehingga nantinya akan mempermudah dalam menghitung jumlah absen.

4. Mengefisiensikan Proses Penerimaan Pegawai Baru

Penggunaan sistem HRIS ini tidak hanya untuk karyawan yang telah bekerja di perusahaan. Namun, sistem ini juga dapat membantu dalam proses rekrutmen pegawai baru seperti pendataan, test, hingga proses offering.

5. Membantu dalam proses pengambilan keputusan

Seperti yang sudah dijelaskan pada manfaat sebelumnya, sistem HRIS ini dapat mempermudah pekerjaan HR dalam pengelolaan karyawan. Sehingga nantinya, saat mengambil sebuah keputusan akan lebih mudah.Terlebih lagi, dengan menggunakan sistem ini maka semua data seperti absensi serta kinerja dapat dilihat secara real-time.

6. Mengurangi Human Error

Kesalahan memang tidak bisa dipisahkan, terlebih jika data karyawan yang dikelola terlalu banyak. Maka dengan adanya sistem HRIS ini dapat membantu dalam mengurangi kesalah dari manusia (human error) seperti mulai dari kekeliruan input data hingga ke hal lainnya.

7. Meningkatkan Fleksibilitas Data.

Manfaat yang tak kalah penting dengan penggunaan HRIS ini adalah dapat diakses kapan aja dan dimana saja. Hal itu lah yang membuat sistem ini mempermudah team rekrutmen dalam melakukan kontrol dan kinerja karyawan lebih fleksibel

Cara Kerja dari HRIS

HRIS adalah suatu software yang dapat mempermudah proses pengelolaan sumber daya manusia (SDM) secara otomatis serta real-time. Pada dasarnya sistem HR dikembangkan secara sederhana, sehingga dalam pengoperasiannya tidak wajib memiliki skill khusus untuk dapat mengoperasikan sistem HR.

Namun, dalam pengoperasian sistem ini harus membutuhkan koneksi internet. Hal itu yang memungkinkan data dapat disimpan dan diakses tanpa ada halangan tempat maupun waktu. Selain itu, internet digunakan pada sistem ini agar dapat di integrasikan antara platform satu dengan yang lain, menjadi 1 platform.

Sistem HR ini akan membantu dalam mengumpulkan serta menyimpan data karyawan mulai dari nama, divisi kerja, hingga bagaimana kerjanya. Tak hanya itu saja, HRIS juga dapat mengotomatisasi proses HR yang biasa dilakukan oleh HR seperti penggajian, rekrutmen, hingga cuti.

Penggunaan HRIS ini, nyatanya juga digunakan saat rekrutmen yang efisien. Terlebih lagi, sistem HR ini dapat menyediakan fitur untuk pengelolaan lamaran pekerjaan hingga pelacakan status rekrutmen yang akan disimpan pada database.

Data yang tersimpan akan di satu dalam sistem data terpusat, sehingga keamanan data tetap terjaga. Sehingga, hanya orang-orang yang memiliki akses yang dapat membuka dan mengolah data pada sistem HRIS.

Contoh Fitur yang diterapkan pada sistem HRIS.

Human Resource Information System (HRIS) adalah salah satu solusi yang ditawarkan untuk mengelola berbagai fungsi dalam proses pengelolaan sumber daya manusia secara terpusat. Berikut adalah fitur yang dapat diterapkan pada sistem HRIS:

1. Manajemen Data Karyawan

Salah satu fitur yang dapat diterapkan pada sistem HR adalah untuk mengelola informasi karyawan yang lebih efisien seperti data pribadi, riwayat pekerjaan, ketrampilan hingga informasi kontak. Dengan Data yang terpusat maka informasi karyawan dapat dengan mudah diaksesnya tanpa batasan tempat dan waktu.

2. Penggajian (Payroll)

Fitur selanjutnya yang dapat diterapkan pada sistem HRIS adalah fitur pengajian yang diintegrasikan dengan sistem absensi. Dari hal inilah yang dapat membantu dalam mengurangi human error, sehingga nantinya karyawan akan lebih mudah untuk menerima kompensasi pengajian tepat waktu.

3. Absensi dan Kehadiran

Dengan penggunaan HRIS ini maka akan mempermudah tim HR untuk dapat melakukan pencatatan secara otomatis melalui fitur absensi kehadiran. Terlebih dengan adanya fitur ini, maka HARI akan dapat melihat bagaimana kinerja kehadiran dari karyawan.

4. Rekrutmen dan Seleksi Karyawan

Terdapat pula fitur yang membantu proses seleksi karyawan. Sehingga nantinya segala proses yang akan dilakukan oleh calon karyawan dapat dengan mudah mulai dari pemberian informasi, penyaringan kandidat, hingga pengelolaan karyawan.

Jadi, HRIS (Human Resource Information System) adalah suatu sistem layanan yang digunakan untuk mempermudah proses pengelolaan karyawan secara terpusat. Dengan adanya sistem HRIS sini, maka segala proses pekerjaan yang berkaitan dengan HR bisa lebih mudah untuk di otomatisasi.

Sistem HR yang digunakan pada perusahaan, nyata dapat menghemat budget dalam operasional. Tak hanya itu saja, dengan kehadiran layanan yang berbentuk digital ini maka akan mengurangi kesalahan manusia dalam proses penginputan atau pengelolaan serta HR dapat dengan mudah mengambil keputusan berdasarkan data yang telah didapat mulai dari absensi maupun kinerja.

Selain teknologi HR, penggunaan sistem ERP (Enterprise Resource Planning) dalam perusahaan sangatlah penting terlebih dalam mengotomatisasi proses bisnis seperti penggabungan sistem akuntansi, manajemen sumber daya, proses produksi, dan pemasaran ke dalam satu platform yang terintegrasi.

Jika Anda tertarik untuk mengotomatisasi proses bisnis dengan ERP, namun Anda masih bingung dalam pengembangannya karna begitu kompleks. Serahkan saja kepada Evetech karena kami dapat mengembangkan sistem ERP sesuai dengan kebutuhan Anda. Sehingga proses bisnis yang ada dalam perusahaan Anda dapat berjalan dengan mudah.

Tertarik menggunakan sistem ERP dari Evetech? Anda dapat menghubungi kami sekarang juga.