Apa Itu Sistem ERP?: Manfaat dan Cara Kerjanya

Pada era digital sekarang ini, para pemiliki bisnis memanfaatkan perkembangan teknologi dan informasi yang bertujuan untuk mempermudah proses bisnis. Tak hanya itu juga dapat meningkatkan efisiensi bisnis.

Hal ini sangat erat kaitannya dengan pertumbuhan bisnis yang besar, terlebih dengan perkembangan bisnis yang semakin besar maka terdapat proses bisnis komplek pula seperti monitoring stock, arus kas, atau bahkan manajemen inventaris. Maka agar mempermudah dalam perintegrasian fungsi dari bisnis dapat mengunakan sistem ERP.

Dengan adanya sistem ini, maka pemilik bisnis dapat terbantu dengan beberapa fitur dalam meningkatkan efisiensi pekerjaan dan masih banyak lagi. Agar Anda dapat memahami sistem ERP, melalui artikel ini Evetech akan memberikan informasi terkait sistem ERP meliputi pengertian, manfaat, jenis, dan cara kerjanya. Yuk simak selengkapnya!

Pengertian Sistem ERP

Enterprise Resource Planning atau yang bisa dikenal sebagai ERP adalah sebuah software yang digunakan untuk mengintergrasikan berbagai proses bisnis dalam meningkatkan efisiensi dan produktivitas.

Dengan adanya sistem ERP maka segala fungsi yang digunakan dalam bisnis, Seperti: Akuntansi, monitoring stock & SDM, ataupun layanan pelanggan dapat di integrasikan dalam satu sistem. Melalui proses integrasi tersebut, maka memungkinkan setiap informasi dapat diketahui secara real-time oleh seluruh tim dalam bisnis tersebut.

Sebagai contoh, ketika Anda menerima pesanan maka informasi tersebut pertama akan masuk ke departemen penjualan. Lalu, informasi tersebut juga dapat di lihat secara realtime oleh departemen produksi dan keuangan sehingga nantinya tidak ada kesalahan dalam berkoordinasi dan membuat pengerjaan efisien. Departemen produksi dapat melihat apakah produk/jasa tersebut telah dibayar, sebelum tim terkait memproduksinya.

Manfaat Sistem ERP

Sistem ERP adalah salah satu perangkat lunak yang dibuat untuk mempermudah pembisnis dalam mengintegrasikan seluruh fungsi bisnis kedalam satu tempat. Berikut adalah manfaat sistem ERP dalam bisnis Anda:

1. Meningkatkan Efisiensi Operasional

Salah satu manfaat ketika bisnis mengunakan sistem ERP adalah meningkatkan efisiensi operasional. Hal ini karana berbagai fungsi dari bisnis telah terotomatisasi oleh sistem. Dengan adanya, proses tersebut maka dapat mengurangi kesalahan saat pengerajaan secara manual. Selain itu, perusahaan dapat meningkatkan produktifitas karna dengan proses integrasi ini, pemilik bisnis akan dipermudahkan dalam penyelesaian tugas-tugas harian.

2. Menghemat Budget

Manfaat selanjutnya, ketika Anda mengunakan sistem ERP adalah dapat menghemat biaya operasional. Terlebih lagi, dengan adanya fitur-fitur pengintegrasian ini bisnis akan dapat lebih sederhana, tidak lagi harus menyediakan server fisik dan software berlisensi. Karna dengan adanya sistem ERP ini dapat diakses melalui cloud compoting atau berlangganan kepada penyedia layanan sistem ERP.

3. Meningkatkan Layanan Pelanggan

Tak hanya itu, karna proses pengintegrasian yang mudah maka setiap departemen juga dapat melihat pesanan yang tersedia. Jika memang ada pesanan yang kurang sesuai, dan pelanggan komplain. Kemudian, tim layanan pelanggan dapat memberikan respon yang cepat dan lebih baik dari data yang dilihat secara real time.

4. Manajemen Rantai Pasokan yang Lebih Baik

Dengan adanya sistem ERP ini memungkinan data menjadi satu dan dapat diakses semua departemen. Terlebih, jika perusahaan memiliki rantai pemasok maka akan mengefisiensikan dalam mengelola. Selain itu, juga dapat meminimalkan ketidaksesuaian dan kekurangan stok.

5. Mempermudah Proses Pengambilan Keputusan

ERP dirancang untuk dapat tumbuh bersama bisnis yang dapat disesuaikan. Dari hal itulah yang dapat memberikan informasi bisnis yang lebih akurat. Sehingga nantinya, dapat menjadi salah satu cara untuk mengambil keputusan bisnis dari data yang didapatkan secara realtime.

Jenis-Jenis Sistem ERP

Sistem ERP pada dasarnya dapat mempermudah proses bisnis. Namun tahukah Anda bahwa sistem ERP memiliki 3 Jenis yaitu:

1. ERP On-Premise

Salah jenis ERP yang digunakan oleh industri bisnis adalah On-Premise ERP. Dengan ERP ini software akan di instal dan jalankan pada servernya sendiri. Oleh karna itu, sistem ERP ini memberikan akses penuh bagi penggunanya.

Namun, perlu Anda ketahui bahwa penggunaan On-Premise ERP ini biaya investasinya sangat besar. Terlebih industri yang ingin menggunakan aplikasi ERP ini harus membeli hardware dan lisensi software. Tak hanya itu saja, dalam pemeliharaannya industri harus mempekerjakan staff IT.

2. ERP Cloud

Jenis yang selanjutnya yaitu Cloud ERP yang memanfaatkan layanan Software as a Service (SaaS) sehingga memungkinkan pemilik bisnis dapat mengakses data dari mana saja dan kapan saja.

Yang menarik, pengimplementasian sistem ERP ini cukup murah. Hal ini dikarenakan penyedia jasa pembuatan ERP biasanya telah menyediakan layanan hosting. Dengan demikian, perusahaan tidak perlu direpotkan untuk membangun servernya secara mandiri.

3. ERP Hybrid

Selanjutnya terdapat sistem ERP yang menggabungkan fitur dari ERP on-premise dengan cloud. Dengan demikian perusahaan dapat menikmati keuntungan dari keduanya.

Dimana perusahaan dapat menyimpan data sensitif di server perusahaan. Dan menikmati kemudahan dalam mengakses data secara fleksibel. Sehingga, jenis ini sangat cocok digunakan oleh perusahaan yang menginginkan kontrol serta keamanan data yang lebih baik.

Cara Kerja Sistem ERP

Sistem ERP adalah software yang beroperasi untuk mengintegrasikan dan mengotomatisasi segala fungsi bisnis kedalam satu layanan. Berikut adalah cara kerja dari sistem ERP:

1. Mengumpulkan Data

Sistem ERP dapat berkerja dengan mengumpulkan data dari berbagai departemen yan nantinya akan disatunya menjadi database terpusat. Dengan adanya hal ini, maka memungkinkan setiap devisi perusahaan dapat mengakses data secara real-time, sehingga data akan menjadi transparan dan konsisten tanpa adanya pembeda dari apa yang dibicarakan.

2. Mengotomatisasi Proses Bisnis

Dengan adanya sistem ERP ini dapat mengurangi kesalahan yang disebabkan oleh SDM. Karna, jika mengunakan ERP dapat mengotomatisasi segala fungsi bisnis yang sebelumnya dilakukan secara manual seperti: monitoring inventaris, penghitungan arus kas, atau bahkan hingga sistem penggajian yang lebih efisien.

3. Mengintergrasikan Antar Departemen

Tak ada lagi, penyampaian informasi yang berbeda antara departemen satu dengan yang lain. Hal ini, dikarnakan adanya proses pengintegrasian data yang dapat mengubungkan segala proses departemen seperti penjualan, keuangan produksi, sumber daya manusia atau bahkan layanan pelanggan.

4. Menganalisa dan Evalusi

Sistem ERP ini dapat berguna sebagai salah satu cara untuk mengkontrol proses dari segala aktifitas yang ada. Selain itu, pemilik bisnis terbantu dengan data yang didapat dari sistem ERP dalam mengevaluasi atau membuat keputusan yang tepat.

Kelebihan & Kekurangan Sistem ERP

Dengan adanya sistem ERP ini dapat menjadi salah satu solusi perusahaan dalam mengefisiensikan proses bisnis menjadi lebih baik. Namun sebelum, Anda mengunakan sistem ERP tak ada salahnya jika Anda memahami kelebihan dan kekuranngannya.

Berikut adalah Kelebihan dari pengunaan sistem ERP:

Dapat mengintergarasikan proses bisnis mulai dari manajemen inventory, mencatat arus kas, transaksi penjualan, atau bahkan sistem penggajian.
Dapat membantu untuk memberikan informasi & data yang akurat tentang bisnis tersebut dengan data yang real time.
Dapat membantu dalam peningkatan efisiensi dan efektivitas proses bisnis ke perusahaan.
Dapat membantu dalam mengurangi kesalahan dari sumber daya dan meningkatkan kebenaran data.
Dapat menciptakan layanan pelanggan yang lebih baik lagi karna telah memiliki data yang sesuai.

Namun, dibalik kelebihan dari penggunaan sistem ERP (Enterprise Resource Planning) ini ternyata terdapat kekurangan dari penggunaan sistem ERP.

Berikut adalah kekurangan dari sistem ERP:

Proses adaptasi dalam mengunakan sistem ERP membutuhkan waktu lama.
Biaya awal investasi untuk sistem ERP yang mahal.
Sistem ERP yang komplek akan memiliki kesulitan pengoperasian.

Jadi, sistem ERP adalah software yang digunakan dalam mengintegrasikan proses bisnis kedalam suatu layanan. Dari penggunaan sistem tersebut dapat membantu perusahaan mengefisiensikan pekerjaan dan produktifitas.

Tak hanya itu saja, dengan mengunakan sistem ERP juga dapat membantu dalam mengurangi kesalahan dari SDM. Selain itu, dengan dta yang terintegrasi inilah yang menjadi cara agar data yang diperoleh dari masing-masing devisi tidak disampaikan berbeda-beda. Harapanya dapat sesuai dengan data yang ada.

Jika Anda menginginkan sistem ERP untuk bisnis/perusahaan, kami memiliki solusi terbaik untuk Anda. Karna kami, memiliki Jasa pembuatan sistem ERP yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan Anda.

Sampaikan pertanyaan Anda terkait dengan sistem ERP dengan menghubungi kami sekarang juga.